I min tid som printleverandør har jeg oplevet, at især printstyring kan være en stor udfordring – selv for de store og højteknologiske virksomheder. Der er rigtig mange ting, du skal have in mente og overveje, når du skal vælge både hardware og software til at styre dine print. Det er derfor vigtigt, at du har en nøje strategi for, hvordan du vil tackle printstyringen, for den har en kæmpe indflydelse på, om dit printsystem – og dermed også din arbejdsgang – kører optimalt.
Arbejder I lige nu så effektivt som muligt, når det kommer til styringen af jeres print? Hvis ikke, så frygt ej. Jeg giver dig i denne artikel en guide til, hvilke overvejelser du bør gøre dig, når Managed Print Services (MPS) skal implementeres i jeres printflåde.
Men først og fremmest: Hvorfor have en MPS-løsning?
En MPS-løsning gør din hverdag på arbejdspladsen nemmere
Hvis du allerede har prøvet at stå med den opgave at installere og vedligeholde en printflåde, kender du højst sandsynligt til udfordringerne, der er forbundet med det. Det kan være utrolig uoverskueligt, og derfor er der også mange virksomheder, der vælger at søge hjælp til det.
En MPS-løsning håndterer alt det praktiske, der er forbundet med dine scannings,- print- og kopimaskiner. Den gør, at du ikke skal tænke på at overvåge dine maskiners brug af forbrugsstoffer, da hver enkelt maskine automatisk bestiller nye forbrugsstoffer, når der er brug for det. I sparer altså en masse tid på overvågning af forbruget og bestilling af forbrugsstoffer manuelt.
MPS-løsninger har en lang række fordele. Blandt andet sikrer det dig:
- Øget effektivitet og meget tidsbesparelse
- Færre udgifter, så du på sigt sparer penge
- Højere produktivitet i virksomheden
- Et bedre cashflow ved at mindske investeringsomkostningerne
- En reduktion af dit samlede CO2-aftryk
- Større fleksibilitet
- Bedre muligheder for at styrke din informationssikkerhed.
Du får altså en lang række fordele ved at have en MPS-løsning til dit printsystem – kort sagt vil du få forbedret din effektivitet, produktivitet og din sikkerhed.
Fem tips du bør overveje, når din MPS-løsning skal implementeres
Der er en række overvejelser, du bør gøre dig, når du skal have implementeret en MPS-løsning. En god og velovervejet MPS-strategi er en uvurderlig måde at strømline din virksomhed på, påvirke dit budget positivt og i sidste ende reducere den frustration, som printere kan forårsage for dig og dine kollegaer. Her får du en guide med fem tips, som du bør have med i din overvejelser, når din MPS-løsning skal implementeres.
1. Kend, og definér dit behov
Det er en rigtig god idé, hvis I er forberedte og kan specificere så mange af jeres behov som muligt. Det giver jeres leverandør mulighed for at skræddersy en løsning til jer, som stemmer overens med det behov, I har. Du bør især overveje, hvilke softwares jeres MPS-løsning skal interagere med, for at I får et effektivt system. Ved at I har en konkret liste med jeres krav, implementeringsmilepæle og generelle behov, har I gode forudsætninger for at undgå eventuelle problemer med jeres printløsning.
2. Vær opmærksom på den rette form
DIngen kontorer er ens – derfor er det også usandsynligt, at hvert kontor har de samme fysiske mål. En printer, der ikke passer til dit kontor, kan være ekstremt forstyrrende for jeres produktivitet. Det kan derfor være en god idé at kende den plads, som maskinerne fysisk skal bruge – det drejer sig altså om et meget lavpraktisk spørgsmål, som mange virksomheder ikke tager højde for, men som på sigt kan ende med at forstyrre jer på arbejdspladsen og have en negativ indflydelse på effektiviteten.
3. Lad din leverandør analysere dine behov
Det er en rigtig god idé, hvis I er forberedte og kan specificere så mange af jeres behov som muligt. Det Det er din leverandørs job at analysere dine behov og deraf skræddersy en løsning til dig. En MPS-løsning bør skabe effektivitet så mange steder i din virksomhed som mulighed – specielt når det kommer til din og kollegaernes tid og output. Hvis du har fundet den rigtige leverandør, vil han eller hun i sin vurderingsfase sikre, at I ikke overdriver jeres printkrav og -behov og dermed kommer til at have unødige omkostninger. Ved at analysere og lave brugertest kan I indføre idéer, der reducerer jeres omkostninger, samtidig med at I sikrer, at alle behov bliver dækket.
4. Lav rapporter, og justér løbende
Jeg anbefaler på det kraftigste, at du hele tiden holder øje med jeres forbrug. Udnyt MPS-softwaren – så får du et indblik i, hvor meget I bruger på tværs af lokationerne. På den måde kan du holde styr på jeres driftstider og omkostninger, så du er sikker på, at det hele kører som smurt. Én af de helt store fordele ved MPS-softwaren er, at jo mere I lærer fra rapporterne, jo mere kan I skrue på jeres service, så I forbedrer maskinens ydelse og samtidig reducerer omkostningerne. Så man kan sige, at en MPS-løsning på sigt vil tjene sig selv hjem.
5. Garantér, at alle dine lokationer er sikre
Rigtig mange virksomheder arbejder med fortrolige eller personlige dokumenter. Især i dag, hvor alle virksomheder er omfattet af GDPR-reglerne, skal informationssikkerheden være i orden. Hvis I har en MPS-løsning, der kan sikre, at I kan sende fortrolige dokumenter direkte til sikre netværksmapper, kan I garantere, at alle jeres fortrolige dokumenter forbliver fortrolige. Det giver jer også den fordel, at I undgår de udgifter og risici, der er forbundet med at sende fortrolige dokumenter med post eller e-mail.
Har du brug for hjælp til at styre dine print på tværs af lokationer?
Hvis du spørger mig, så er en MPS-løsning næsten uundgåelig, hvis du gerne vil have et effektivt printsystem i din virksomhed. Hos Sprinter bruger vi JetAdvice som partner. JetAdvice Manager kan installeres inden for få minutter og giver dig mulighed for at administrere et stort set ubegrænset antal printerflåder og enheder fra én fjernplacering. Smart, ikke?
Hvis du vil vide mere om, hvordan en MPS-løsning kan hjælpe dig, er du mere end velkommen til at give mig et kald eller kontakte mig på min kontaktside eller på LinkedIn.
